第24条
承办律师应当根据法律尽职调查所涉及的领域,被调查企业的内、外资性质,经营范围以及本次商业交易等特性进行专项法律调研,并制作法律、法规依据的文件夹(可为电子文档),供承办律师团队随时查阅。
第25条
承办律师应当根据尽职调查工作范围并结合被调查企业和被调查项目的实际情况,制作尽职调查清单。尽职调查清单的制作过程中,需要注意以下事项:
(1)尽职调查清单是法律尽职调查最经常使用的工具,项目投资、收购兼并、公司股票发行和上市使用的清单不同,但都包括:被调查企业组织结构的基本法律文件、重大资产、重大合同、税务、劳动人事管理、重大债权债务、诉讼、仲裁和行政处罚等基本内容。
(2)尽管存在调查内容的共性,但是,法律尽职调查清单仍然要围绕尽职调查的重点目标起草。例如,在公司股权并购尽职调查中,尽职调查清单内容要更加侧重公司的历史沿革、股东出资是否充实、股权是否存在质押等权利负担;在资产并购尽职调查中,尽职调查清单内容要更加侧重并购资产的权属合法性,是否存在抵押、出租或其他权利负担等。
(3)承办律师应当要求被调查企业准确填写尽职调查清单问题并提供相关文件资料,要求被调查企业对全部资料的真实、完整、有效性负责,对于适用于被调查企业但其未能提供的相关文件,应当要求被调查企业明确注明未能提供之理由。
(4)承办律师应根据被调查企业对尽职调查清单的反馈开展下一步的尽职调查工作。
第26条
依据制作的尽职调查清单,承办律师应当向被调查企业获取相关文件和资料,并注意:
(1)有效安排承办律师团队内关于文件索取的分工,避免向被调查企业重复索取;
(2)要充分重视被调查企业延误提交调查资料的可能性,做好督促工作。这直接关系到承办律师正式进入被调查企业开始尽职调查的时间、尽职调查工作的效率以及完成的尽职调查工作的期限;
(3)在获准进入被调查企业专为团队开放的档案室后,承办团队应在尽可能短的时间内按分组将调查文件重新整理;
(4)应遵守被调查企业事先确定的阅卷规则,如果规定不能复印、扫描文件,就尽早开始阅卷并仔细摘抄相关信息,制作工作底稿;
(5)重视在早期阶段与被调查企业总联络人建立良好的合作关系;
(6)调查人员应当重视通过面对面沟通的方式获取信息,但同时应当注意此类信息的客观性;
(7)负责文件获取工作的人员应当定期查看被调查企业对资料提供的回复,并对遗漏或延误进行跟进处理。
第27条
在完成上述工作后,律师团队应迅速对已获取的全部文件进行初审,并依据经验判断、发现可能漏掉或其他原因造成的文件缺失状况。调查承办律师应及时将前述文件缺失情况汇总至被调查企业总联络人,并在总联络人进行甄别后开始着手制作第一次补充尽职调查清单。
第28条
承办律师应将起草完毕的补充尽职调查清单提供给被调查企业,并委托专人联系被调查企业,督促其提供相关资料。
第29条
根据法律尽职调查的需要,为了更加准确和详细地了解被调查企业的情况、实现调查目的,承办律师在取得委托人许可后,可以在尽职调查过程中对被调查企业的高级管理人员、实际控制人进行访问,并在访问前制作相关访问提纲。
第30条
对于某些被调查企业,尤其是对于服务类企业,客户评价更能够反映被调查企业的实际实力和发展前景。如有必要,承办律师在征得委托人同意后可以事先制作被调查企业客户访问提纲,在征得被调查企业同意后,对其客户进行访问。
第31条
尽职调查承办律师团队应当建立一个新的文件档案系统,并将按照上述方式获取的所有的文件和资料存储至系统。对于获取的相关文件、信件和备忘录等,都要做到:
(1)为每个文件编一个独特的识别号码;
(2)列出文件接收表;
(3)决定需要复印的份数。通常至少应有一份库存本、一份复制本。保存复制本以备调查人标记重要事项之用。
第32条
依据工作需要,可以选定文件管理人负责以下内容:
(1)由文件管理员负责出借资料、催促归还。库存本绝对不准借给调查人员。
(2)给所有调查人员发放每次收到文件的更新表。
(3)随时了解所有文件的位置。
第33条
律师独立调查是一种重要的尽职调查手段,通常情况下是指承办律师通过在被调查企业所在地的政府部门或主管机关进行工商、税务、土地、房产等公开查询来核实相关法律事实或文件。
33.1独立性调查是否开展取决于被调查企业的配合程度,以及工作时间的要求。
33.2独立性调查一般应当在尽职调查的过程中进行。为了全面了解被调查企业资料,对于工商登记资料、不动产登记资料等历史性文件,尽量在尽职调查开始时进行,由此,承办律师可以几乎同时取得独立性调查取得的资料和被调查企业提供的资料,便于相互印证和节约调查时间。当然,独立性调查也可以在出具报告初稿之后及正式报告之前有针对性地进行。
33.3承办律师进行独立性调查,应当要求其走访和调查的政府部门或主管机关出具相关被调查资料的复印件,并加盖查询章以证明与原件核对一致。如果有的政府部门或主管机关拒绝出具被调查资料或盖章,承办律师应当将独立性调查情况制作为工作底稿并记录在案,由同去查询的承办律师签字备查。
33.4律师独立调查过程中应当尽量促使被调查企业配合。有的政府部门或主管机关不允许律师或律师所调取被调查企业的某些信息,但是允许被调查企业调取和复制本企业的信息。所以承办律师应当尽量促使被调查企业在律师独立性调查中能够提供一切方便,高效、完整地完成法律尽职调查任务。
第34条
调查承办律师不应机械化或模板化地阅读文件,而应当对可能偏离或者阻挠文件及委托人预期商业目的的条文和情形进行审慎识别与提示。调查承办律师应当做到:
(1)能够意识到与被调查企业业务相关以及与交易背景相关的问题;
(2)遇到任何疑问都与承办律师负责人讨论或向相关政府部门咨询,确保对相关问题采取了正确的方法;
(3)阅读过的文件应制作文件清单,对于阅读中发现的问题,在工作底稿中做相应记载;
(4)结合在工作底稿中发现的问题进行综合分析,找出矛盾点并找到矛盾原因。
第35条
35.1在法律尽职调查中,通常在以下情况下进行访谈:
(1)在委托人和承办律师认为必要时,对被调查企业的高级管理人员、实际控制人、被调查企业客户等进行访谈;
(2)如出现即使提出补充尽职调查清单被调查企业依然无法提供相应资料的情况,承办律师可以对被调查企业进行调查访谈。
35.2访谈过程中,应当注意律师应有的保密义务及友好态度。
35.3调查访谈一般可采用书面问卷方式或指派调查人员当面访谈并做出书面问卷记录的方式,但调查人员应当确保访谈对象在问卷上签字确认承办律师应尽量要求受访人在访谈记录上签字。有时,被调查企业会有意、无意地隐瞒或不披露一些本企业的真实情况,但是,通过访谈的形式,有时能够获得事实真相。如果对某些事实问题,委托人和被调查企业存在争议,被调查企业高级管理人员、实际控制人在访谈记录上签字,能够起到证据效力。
第36条